運営マニュアル

事前準備

1.会場予約
  • 日程調整、会場予約・契約、参加費については、商工会幹事団、ソフトボール大会幹事にて決定し、商工会会長の確認の元、事務局にて実務を行う。
  • 事前チェックを2週間前、前日の2回行う。
2.案内状
  • 商工会事務局により作成、商工会会員、チームリーダー、留学生に通知。
  • 外部、個人参加希望者は、人数の少ないチームに振り分けるよう手配する。過去に参加したチームがある場合、先行して打診するとスムーズである。
3. 役割分担
  • 大会準備のための役割分担表を、幹事が作成。幹事チームで準備が困難なこと(例:グランド準備、道具運搬)については、幹事より担当者へ依頼する。(準備や依頼のサポートは大会幹事及び事務局も行う。)
4. 駐車場
  • 日本人の車が多数駐車しているため人目を引き、盗難やいたずらが予想されるので、貴重品は社内に置かないようにする。
5. 救急隊
  • 救急隊(医師1名、看護師1名)を会場に常備する。会場での治療、救急車の手配は無料。契約実務は事務局。
6. 参加に関する準備
  • 参加チームの集計、トーナメント表印刷等は事務局が手配。
7. グラウンド内への動物持ち込み禁止

8. 大使への招待状
  • 大会開催1ヶ月前にお送りする。
9. 昼食弁当: 
  • 注文に対応可能な業者を大会案内時に事務局より配信するが、その業者に拘らない。事務局は案内を転送するのみで、その後の手配については一切関与しない。
  • チーム毎に対応可能なレストラン等業者に直接申し込む。注文の発注、キャンセルはチームリーダー(注文者)が責任を持って対処する。
10. 会場内は全面禁煙
  • 喫煙者は携帯灰皿を持参。

当日の準備

  • 大会開催に問題が無い場合、特に連絡はしない。事務局は、スコアーボードやスコアー表、トーナメント表、マジック当筆記用具の設置と共に、トイレが使用できる状態か確認する。

ボール

  • 必要に応じ参加チームごとに試合用ボール(NAIGAI SOFTBALL Cork 3号)新品2個を大会本部に持参し、試合終了後はボールの状態に応じて保管。但し、入手不可能な場合は相談。

会場設定

  • 別紙グランド見取り図を元に、幹事または委任されたチームにより、3面のグランドを設定する。
  • 用具運搬担当者は7:15までに搬入。
  • グランドの準備は2チームで行う。通常、30~40分必要となるため、7:15までに担当者は会場に集合する。(8:00を過ぎると、練習する参加者が増え、準備が非常に困難)

全体進行

開会式開始

  • 『大会進行』を参考に、司会進行は大会幹事が行う。
  • 商工会主催のイベントであるため、会長が大会開会式の挨拶を行い、進行係から大使のご臨席を紹介する。大使のご意向によりご挨拶をいただく場合もある。その都度大使館と会長会社の事務方で相談。
  • ルールは、ローカルルールを採用、もっとも大切なことは、親睦が目的の為、無理をしないで楽しい一日とする。なお、審判に絶対服従を、また、更新内容を開会式のルール説明で確認しておくこと。
  • 開会式30分前、組み合わせ抽選会を行う。

試合開始

  • 幹事は、試合開始及び終了前にアナウンスをし、時間を守るようにする。(各試合終了10分前にハンドマイク等で確認を促す。)
  • 審判の手配に配慮する(試合に夢中で、審判の担当に気づかないチームがあることもあるので、試合開始時に、ハンドマイクで確認する。)
  • 試合終了毎に、審判に本部まで持ち帰るスコアー表をもとに、トーナメント表に記載していく。

閉会式

  • 最終試合終了後速やかに行い、時間内に大会を終了できるように配慮する。
  • 閉会式も別紙『大会進行』を参照。
  • 個人賞については、閉会式開始前に、該当チームリーダーに幹事より確認する。ホームラン及び、1-4位については、事務局にて集計、速やかに幹事に報告する。
  • 幹事が結果報告、会長が総評及び賞品授与。
  • 道具の片付け、会場の整理の協力を参加者全員に呼びかける。(但し、ゴミ袋、椅子、机の回収は会場の担当。スコアーボードや、ベースの回収の協力をお願いする。ゲートが閉鎖されるので、速やかに会場から出るよう呼びかける。)

大会終了後

  • 道具を事務局及び幹事で確認し、商工会の用具は用具運搬担当者に持ち帰ってもらい、次回まで管理をお願いする。
  • 会場、救急隊との事務手続きを事務局が行い終了。

雨天中止の対応

  • 決定は商工会会長の判断のもと事務局が幹事に連絡。
  • 開催の有無については、前日24時までに大会HPを通じて迅速にアナウンスを行う。チーム内の連絡方法については、各チームリーダーに一任。当日の可否決定は、商工会会長もしくは会長代理と大会正幹事が判断。
  • ★ポイント!豪雨でない限り、なるべく参加に参集いただき、参加者に試合続行の可否意見してもらう方が、皆が納得できる。
  • 正幹事から副幹事に引継ぎができるよう輪番制になっている。そのため、雨天中止や会場使用不可能などの理由で大会が開催されない場合は幹事を繰り越す。2大会中止の場合は次の輪番に回す。2度目は次の輪番の幹事が担当するが、引き継ぎができていないため、進行に支障がきたさないよう、その年の会長会社チームが幹事チームをサポートする。
  • 大会後、正幹事がチームリーダーから意見を集め、話し合いが必要な議題がある場合は開催する。事務局で対応できる範囲で、幹事団が必要ないとみなした場合は開催しない。

以上